Faites une impression positive avec votre message « out of office » pendant les vacances d'été

1. Mentionnez la durée de votre absence

Il est essentiel d'indiquer clairement la période de votre absence afin que les gens sachent quand ils peuvent s'attendre à une réponse de votre part. Pour éviter tout malentendu, précisez les dates, par exemple « Je suis absent du [date] au [date] ».

Exemple :

Merci pour votre e-mail. Je suis actuellement en vacances et absent du 10 au 25 juillet. 

2. Fournissez les coordonnées d'une autre personne de contact

Bien que vous soyez absent, il est important de permettre aux gens de contacter une autre personne au sein de votre organisation en cas de problème urgent. Indiquez les coordonnées d'un collègue ou d'un service qui peut être contacté pendant votre absence.

Exemple :

Pour les questions urgentes, veuillez contacter mon collègue, [nom du collègue], par e-mail à [adresse e-mail] ou par téléphone au [numéro de téléphone].

3. Définissez des délais

Pour éviter les retards inutiles, indiquez clairement quand les personnes peuvent s'attendre à recevoir une réponse de votre part après votre retour. Cela permet de gérer les attentes et de s'assurer qu'aucun e-mail de suivi inutile n'est envoyé pendant votre absence.

Exemple :

Je répondrai à votre e-mail dès que possible après mon retour le 26 juillet. 

4. Ajoutez une touche personnelle

Bien que votre message doive être professionnel, vous pouvez y ajouter une touche personnelle pour laisser une impression amicale et humaine. Il peut s'agir d'une courte phrase sur ce que vous appréciez pendant vos vacances ou d'un vœu pour le destinataire.

Exemple :

Je me réjouis de faire le plein d'énergie et de revenir reposé. En attendant, j'espère que vous profitez vous aussi d'une belle saison estivale !

5. Ne fournissez pas de coordonnées personnelles 

Si vous ne voulez pas être dérangé, n'indiquez surtout pas votre numéro de téléphone portable personnel au bas de votre message « out of office ». Cela donne l'impression que vous êtes toujours joignable, et entraîne le risque que des personnes vous contactent quand même et vous dérangent ainsi pendant votre repos bien mérité. S'ils n'obtiennent pas de réponse immédiate, c'est en outre une source de frustration. 

6. Soyez bref et précis

N'oubliez pas que le plus important est de transmettre les informations essentielles de manière claire et concise afin que le destinataire puisse facilement prendre les mesures nécessaires ou contacter les bons interlocuteurs en votre absence, sans avoir à lire de longs textes.

Tenez cependant compte du fait que la longueur peut également varier en fonction de la complexité de votre fonction et de la nature de votre travail. Par exemple, si vous travaillez dans le domaine du service à la clientèle, vous devrez peut-être inclure un peu plus de détails pour aider les clients à trouver les bonnes coordonnées ou d'autres options d'assistance.

Quelques exemples de « out of office » pendant l'été 

Exemple 1 :

Objet : Absence pendant les vacances d'été

Chers collègues, clients et partenaires,

Merci pour votre e-mail. Je suis actuellement en vacances et absent du 10 au 25 juillet. Je ne consulterai pas mes e-mails pendant cette période. 

Pour les questions urgentes, veuillez contacter ma collègue, Marie Airo, par e-mail à l'adresse marie.airo@exemple.be ou par téléphone au 03 293 21 00.

Je répondrai à votre e-mail dès que possible après mon retour le 26 juillet. 

Je me réjouis de faire le plein d'énergie et de revenir reposé. En attendant, j'espère que vous profitez vous aussi d'une belle saison estivale !

Cordialement,

[Votre nom]

Exemple 2 :

Objet : Profitez de l'été ! Absent jusqu'au [date]

Bonjour,

Je tiens à vous informer que je profite actuellement de mes vacances d'été bien méritées et que je serai absent jusqu'au 15 août.

Pour les questions urgentes, veuillez contacter mes collègues. Ils sont prêts à vous aider et sont joignables à l'adresse marketing@exemple.be ou par téléphone au 03 293 21 00.

Après mon retour, je passerai en revue mes e-mails et j'y répondrai dès que possible. 

Je vous souhaite également un été fantastique !

Cordialement,

[Votre nom]

Ou peut-être préférez-vous un ton plus léger ? Voici un exemple ludique de message « out of office » : 

Exemple 3 :

Objet : Salutations depuis mon transat 

Bonjour,

Merci pour votre e-mail ! J'ai trouvé le chemin de la plage et je profite actuellement du soleil, de la mer et d'un cocktail rafraîchissant. Mon transat et moi-même ne sommes pas disponibles jusqu'au 15 août.

Mais ne vous inquiétez pas, en cas d'urgence, je vous renvoie à ma collègue, Murielle, à l'adresse Murielle@exemple.be.

Je répondrai à votre e-mail dès mon retour de mes aventures ensoleillées. D'ici là, prenez bien soin de vous et n'oubliez pas de profiter de l'été !

Salutations ensoleillées,

[Votre nom]

J'espère que cela vous donnera suffisamment de conseils et d'inspiration pour rédiger un bon message « out of office ». Et... n'oubliez pas de profiter pleinement de l'été, hein !