Maak een positieve indruk met je out of office tijdens de zomervakantie

1. Vermeld de duur van je afwezigheid

Het is essentieel om de periode van je afwezigheid duidelijk te vermelden, zodat mensen weten wanneer ze een reactie van je kunnen verwachten. Geef specifieke data aan, zoals "Ik ben afwezig van [datum] tot [datum]", om verwarring te voorkomen.

Voorbeeld:

Bedankt voor je e-mail. Ik ben momenteel met vakantie en afwezig van 10 juli tot 25 juli. 

2. Geef alternatieve contactinformatie

Hoewel je afwezig bent, is het belangrijk om mensen de mogelijkheid te bieden om contact op te nemen met een andere persoon binnen je organisatie in geval van dringende zaken. Vermeld de contactgegevens van een collega of afdeling die bereikbaar is tijdens je afwezigheid.

Voorbeeld:

Voor dringende zaken kun je contact opnemen met mijn collega, [naam collega], via e-mail op [e-mailadres] of telefonisch op [telefoonnummer].

3. Stel verwachtingen

Om onnodige vertragingen te voorkomen, geef je duidelijk aan wanneer mensen een reactie van je kunnen verwachten na je terugkeer. Dit helpt om de verwachtingen te beheren en zorgt ervoor dat er geen onnodige follow-up-e-mails worden gestuurd tijdens je afwezigheid.

Voorbeeld:

Ik zal zo spoedig mogelijk reageren op je e-mail na mijn terugkeer op 26 juli. 

4. Voeg een persoonlijk tintje toe

Hoewel je bericht professioneel moet zijn, kan je een persoonlijke toets toevoegen om een vriendelijke en menselijke indruk achter te laten. Het kan een kort zinnetje zijn over waar je van geniet tijdens je vakantie of een wens voor de ontvanger.

Voorbeeld:

Ik kijk ernaar uit om uitgerust en vol nieuwe energie terug te keren. In de tussentijd hoop ik dat je ook kunt genieten van een geweldige zomerperiode!

5. Geef geen persoonlijke contactgegevens 

Als je niet gestoord wilt worden, zet dan zeker je persoonlijke mobiele telefoonnummer niet in je out of office. Dit geeft de indruk dat je toch bereikbaar bent en de kans bestaat dan dat mensen je gaan contacteren en bijgevolg storen tijdens je welverdiende rust. Als ze dan niet meteen reactie krijgen, werkt dit bovendien frusterend. Ook berichten als: 'Ik bekijk sporadisch mijn mails.', laat je beter weg. Dit creëert enkel verwarring. Als je met vakantie bent, ben je nu eenmaal met vakantie, toch? 

6. Hou het kort en bondig

Onthoud dat het belangrijkste is dat je de essentiële informatie duidelijk en beknopt overbrengt, zodat de ontvanger gemakkelijk de nodige acties kan ondernemen of de juiste contacten kan bereiken tijdens je afwezigheid, zonder lange teksten te moeten lezen.

Houd er echter rekening mee dat de lengte ook kan variëren op basis van de complexiteit van je functie en de aard van je werk. Als je bijvoorbeeld in een klantenservicefunctie werkt, kan het nodig zijn om iets meer details op te nemen om klanten te helpen bij het vinden van de juiste contactgegevens of alternatieve ondersteuningsopties.

Enkele voorbeelden van ‘Out of office’-berichten voor tijdens de zomer 

Voorbeeld 1: formele out of office 

Onderwerp: Afwezigheid tijdens de zomervakantie

Beste mevrouw / mijnheer,

Bedankt voor uw e-mail. Ik ben momenteel met vakantie en afwezig van 10 juli tot 25 juli. Ik zal mijn e-mails niet controleren tijdens deze periode. 

Voor urgente zaken kunt u contact opnemen met mijn collega, Sofie Vermeulen, via e-mail op [email protected] of telefonisch op 03 293 21 00.

Ik zal zo spoedig mogelijk reageren op uw e-mail na mijn terugkeer op 26 juli. 

Met vriendelijke groeten,

[Je naam]

Voorbeeld 2: persoonlijke out of office

Onderwerp: Geniet van de zomer! Afwezig tot [datum]

Hallo daar,

Bedankt voor je e-mail! Ik geniet momenteel van mijn welverdiende zomervakantie en ben afwezig ben tot 15 augustus.

Voor dringende zaken kan je contact opnemen met mijn collega’s. Ze staan klaar om je te helpen en zijn te bereiken via [email protected] of telefonisch op 03 293 21 00.

Na mijn terugkeer zal ik mijn e-mails doornemen en zo snel mogelijk reageren. 

Ik wens je eveneens een fantastische zomer!

Vriendelijke groeten,

[Je naam]

Voorbeeld 3: ludieke out of office

Onderwerp: Groeten vanuit mijn strandstoel 

Hoi,

Bedankt voor je e-mail! Ik heb mijn weg naar het strand gevonden en geniet momenteel van de zon, de zee en een verfrissende cocktail. Mijn strandstoel en ik zijn niet beschikbaar tot 15 augustus.

Maak je geen zorgen, in het geval van een urgente zaak, verwijs ik je door naar mijn collega, Muriel op [email protected].

Ik zal je e-mail beantwoorden zodra ik terug ben van mijn zonnige avonturen. Tot die tijd, zorg goed voor jezelf en vergeet niet om van de zomer te genieten!

Zonnige groeten,

[Je naam]

Hopelijk heb je hiermee voldoende tips en inspiratie voor een goed ‘Out of Office’-bericht. En hey, vergeet vooral niet met volle teugen van de zomer te genieten!