Office Manager

• Ben jij iemand die moeiteloos structuur brengt in complexe processen?
• Krijg je energie van administratie die klopt tot in de puntjes én van systemen die écht werken?
• Zoek je een functie waar je impact hebt op de volledige flow van order tot facturatie?

Dan is deze rol als Office Manager & Operations Support misschien precies wat jij zoekt.

Voor een innovatieve en groeiende onderneming zoekt Synergie Careers een sterke organisator die de backofficeprocessen bewaakt en zorgt voor rust, overzicht en continuïteit in de dagelijkse werking.

Als Office Manager & Operations Support ben jij de centrale schakel tussen administratie, sales, service en management.

Je zorgt ervoor dat de volledige flow van order → levering → facturatie → voorraad correct verloopt en dat alle data betrouwbaar geregistreerd wordt in het ERP-systeem.

Dankzij jouw nauwkeurigheid en ownership blijft de organisatie efficiënt draaien en kunnen teams vertrouwen op correcte rapportering en duidelijke KPI’s.

Administratie & ERP-beheer

• Verwerken en controleren van verkoop- en aankoopfacturen
• Opvolgen van betalingen en basis bankreconciliatie
• Correct gebruik bewaken van productcategorieën, omzet- en kostenrekeningen
• Beheer van analytische velden zoals regio en operating units
• Zorgen voor consistente en betrouwbare data in Odoo als basis voor rapportering

Operationele flow bewaken

• Opvolging van orders, leveringen, installaties en facturatie
• Controleren of facturen overeenkomen met orders en leveringen
• Zorgen dat alles correct en volledig geregistreerd wordt in Odoo
• Basisbeheer van voorraad: ontvangst, registratie en opvolging van goederen

Sales & Service ondersteuning

• Opvolging van offertes, orders en leveringen
• Ondersteunen bij planning van installaties en service-interventies
• Administratieve opvolging van serviceactiviteiten
• Correct registreren van operationele gegevens in het ERP-systeem

Opleidingen & algemene organisatie

• Praktische organisatie en opvolging van interne opleidingen
• Administratieve verwerking van deelnemers, kosten en facturatie
• Documentbeheer van contracten, offertes en dossiers
• Agenda- en meetingopvolging
• Algemene administratieve ondersteuning van het team

Data & optimalisatie

• Opschonen en structureren van data rond facturen, voorraad en productcategorieën
• Aansturen en controleren van jobstudenten
• Ondersteunen bij rapportering, KPI’s en procesverbeteringen

• Je bent iemand die graag ownership neemt, overzicht bewaart en processen sterker maakt.
• Sterk gestructureerd en nauwkeurig
• Hands-on en proactief
• Praktisch ingesteld en oplossingsgericht
• Analytisch en sterk in opvolging
• Communicatief en professioneel in samenwerking
• Iemand die rust brengt in een dynamische omgeving
• Ervaring in administratie, office management of operations
• Ervaring met ERP-systemen zoals Odoo (of gelijkaardig) – dit is een must
• Een sterke affiniteit met procesopvolging en backofficebeheer
• Basiskennis boekhouding is een plus
• Ervaring met voorraadbeheer of opleidingsorganisatie is mooi meegenomen

Je komt terecht in een functie waar jouw werk rechtstreeks impact heeft op de efficiëntie van de volledige organisatie.

Hier krijg je niet zomaar een administratieve job, maar een rol waarin je écht meebouwt aan structuur, groei en optimalisatie.

Wat maakt deze functie aantrekkelijk?

• Een veelzijdige functie met veel autonomie en verantwoordelijkheid
• Rechtstreekse samenwerking met management, sales en service teams
• Een sleutelrol binnen een groeiende en professionele organisatie
• De kans om processen te verbeteren en systemen sterker te maken
• Een werkomgeving waar initiatief en ownership gewaardeerd worden
• Ruimte om jezelf verder te ontwikkelen binnen operations en office management
• Een voltijdse tewerkstelling in een 40-urenweek
• Een 4/5de tewerkstelling is bespreekbaar
• Extra ADV-dagen bovenop je wettelijke vakantie
• Maaltijdcheques als extra voordeel
• Een aantrekkelijk salarispakket aangevuld met extralegale voordelen
• Een stabiele werkomgeving in volle groei waar samenwerking, vertrouwen en efficiëntie centraal staan