OFFICE ASSISTANT VPC

Krijg jij energie van structuur, people management en het optimaliseren van processen? Ben jij iemand die graag het overzicht bewaart, teams ondersteunt en administratieve workflows efficiënter maakt? Hou je van een dynamische omgeving waar planning, klantencontact, administratie en coaching samenkomen?

Als administratief verantwoordelijke stuur je een team aan en zorg je ervoor dat alle administratieve processen vlot verlopen, van orderverwerking en claims tot facturatie en rapportering. Tegelijk ben je een coachende leidinggevende die medewerkers ondersteunt, motiveert en helpt groeien.

Jouw takenpakket:

• Samen met klanten administratieve workflows en ordercodes uitwerken en optimaliseren.
• Claims opvolgen voor logistieke schade, warranty-herstellingen en eigenschade.
• Facturatieprocessen afstemmen met klanten en interne boekhouding.
• Coördineren van aankopen van onderdelen en accessoires in samenwerking met magazijn en boekhouding.
• Organiseren van de werkverdeling binnen het administratieve team.
• Medewerkers coachen, begeleiden en motiveren in hun dagelijkse werking.
• Opleidingsnoden detecteren en opvolgen.
• Ondersteunen bij de aanwerving van nieuwe medewerkers en interims.
• Up-to-date houden van repair tools, claimsystemen en warehousemodules.
• Afspraken maken rond klantcommunicatie en administratieve verantwoordelijkheden.

Onze klant in Zeebrugge is een belangrijke draaischijf voor roll-on/roll-off goederenbehandeling, met vlotte verbindingen van en naar alle continenten alsook met distributie binnen Europa.

• Beschikt over een bacheloropleiding in een administratieve richting.
• Heeft ervaring binnen administratie, planning of logistieke processen.
• Sterk in plannen, organiseren en het behouden van overzicht.
• Coachend ingesteld en in staat om een team aan te sturen en te motiveren.
• Communicatief sterk in zowel Nederlands als Engels.
• Werkt nauwkeurig, gestructureerd en oplossingsgericht.
• Vlot met Excel, Word en andere administratieve systemen.
• Beschikt over een rijbewijs B.

• Een voltijdse functie met verantwoordelijkheid en afwisseling.
• Een stabiele werkomgeving binnen een internationale logistieke speler.
• Maaltijdcheques.
• Ecocheques.
• Groeps- en hospitalisatieverzekering.
• Een cafetariaplan.
• Diverse opleidings- en doorgroeimogelijkheden.
• Een collegiale werksfeer waar samenwerking centraal staat.
• De kans om actief mee te bouwen aan optimalisaties en innovaties.

Werken via Synergie Careers
Bij Synergie Careers begeleiden we jou persoonlijk in jouw zoektocht naar een functie die aansluit bij jouw ervaring, persoonlijkheid en ambities. We kijken verder dan enkel een cv en zoeken mee naar een omgeving waar jij écht tot je recht komt.

Klaar voor de volgende stap?
Wil jij een administratief team aansturen binnen een internationale omgeving waar je impact hebt op processen, mensen én klanten? Dan maken we graag kennis met jou.